REQUISITOS DE PRESENTACIÓN – BALANCES

Requisitos para presentación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos

Persona Natural

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Balance General original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

SI

Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamaño oficio base 20

SI

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT (excepto cuando se trate de balances iniciales)

SI

SI

SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y para Rectificación de Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:

Documentos

Persona Natural

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario o representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI

SI

SI

Balance original rectificado en papel bond tamaño carta u o oficio base 20

SI

SI

SI

Fotocopia reducida a un 74% centrada en papel bond tamaño oficio base 20

SI

SI

SI

Balance original inscrito anteriormente.

SI

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

SI

Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Balance General original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

Estado de Resultados original

SI

SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original

SI

SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

SI

SI

Certificación del punto de acta de junta general ordinaria de accionistas emitida y firmada por el Secretario, en que conste la aprobación de los estados financieros, autenticada ante Notario

SI

NO

Comprobante de pago en original

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Generales de comerciantes sociales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI

SI

Balance General original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

Estado de Resultados original

SI

SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original

SI

SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

SI

SI

Certificación del punto de acta de junta general ordinaria de accionistas emitida y firmada por el Secretario, en que conste la aprobación de los estados financieros rectificados, autenticada ante Notario

SI

NO

Estados Financieros depositados anteriormente, con su resolución de depósito.

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

Requisitos para presentación de Balances Iniciales y para Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

Fotocopia de NIT (excepto para el inicial)

SI

SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y para Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes sociales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Persona Jurídica

Sucursal
Extranjera

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el representante legal, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI

SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

Balance original depositado anteriormente, con su resolución de deposito

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

Requisitos para presentación de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008.

Documentos

Monto del Activo

Menor a
$ 12,000

Mayor a
$ 12,000

 Mayor a
$ 34,000

Balance General original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

SI

Estado de Resultados original

SI

SI

SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original

NO

NO

SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

NO

NO

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

SI

Requisitos para presentación de Rectificaciones de Balances Generales de comerciantes individuales practicados a partir del 31/12/2008:

Documentos

Monto del Activo

Menor a
$ 12,000

Mayor a
$ 12,000

 Mayor a
$ 34,000

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI

SI

SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

SI

Estado de Resultados original

SI

SI

SI

Estado de Cambios en el Patrimonio original

NO

NO

SI

Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas sin anillar ni perforar)

NO

NO

SI

Estados Financieros originales depositados a rectificar, con su resolución de depósito.

SI

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

SI

Requisitos para presentación de Balances Iniciales y Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Monto del Activo

Menor a
$ 12,000

Mayor a
$ 12,000

 Mayor a
$ 34,000

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

SI

Requisitos para presentación de Rectificación de Balances Iniciales y Rectificación de Balances de Liquidación de comerciantes individuales practicados a partir del 01/01/2009:

Documentos

Monto del Activo

Menor a
$ 12,000

Mayor a
$ 12,000

 Mayor a
$ 34,000

Solicitud exponiendo el motivo de la rectificación firmada por el propietario, autenticada por Notario en caso de que no la presente personalmente

SI

SI

SI

Balance original en papel bond tamaño carta u oficio base 20

SI

SI

SI

Balance original depositado a rectificar, con su resolución de deposito

SI

SI

SI

Comprobante de pago en original

SI

SI

SI

Fotocopia de NIT

SI

SI

SI

Notas:
Los Estados Financieros de comerciantes individuales con activo igual o superior a $ 34,000.00 deberán estar firmados y sellados por Auditor Externo, debiendo estampar una leyenda indicando que los estados financieros están conforme a los libros legales de la empresa y que han sido preparados para propósitos legales.

Los comerciantes individuales que no hayan operado podrán presentar el Balance General con una nota al pie indicando que la empresa está inactiva y un escrito emitido por el propietario, autenticado por notario, o el auditor externo en el que exprese que no tuvieron operaciones comerciales del giro del negocio. Los comerciantes sociales que no hayan operado deberán presentar el Balance General con una nota al pie indicando que la empresa está inactiva y una certificación o el informe del Auditor Externo donde exprese que la empresa no operó durante el ejercicio.

Las Sociedades en Comandita Simple y las Sociedades Colectivas podrán presentar únicamente el Balance General y el Estado de Resultados si cumplen con las finalidades establecidas en el Art. 20 del Código de Comercio.

No se admitirá que el dictamen del auditor y los anexos vengan anillados o perforados, ni en ningún otro medio que dificulte su manipulación en el proceso de escaneo; la documentación se deberá presentar en hojas sueltas y en una bolsa de Manila.

Los Estados Financieros y los documentos que se anexan deberán ser originales y su contenido legible.

Derechos de Registro: $ 17.14.

Previo al depósito de los estados financieros del año 2009, es necesario que las sociedades de capital y las sociedades de personas con régimen de capital variable o de responsabilidad limitada, hayan inscrito previamente el nombramiento del auditor externo que certifica los estados financieros, de acuerdo a lo establecido en el Art. 223 del Código de Comercio.